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Il progetto consiste in un sito interno all’IRCCS Policlinico S. Matteo per la gestione delle segnalazioni di incidenti e mancati incidenti da parte di operatori sanitari.
Esso vuole quindi costituire un valido aiuto sia per la compilazione delle segnalazioni da parte degli operatori sia per essere uno strumento che il Responsabile della vigilanza sui dispositivi medici può utilizzare per svolgere nel modo più agile e corretto il proprio compito.
Due sono le categorie di attori coinvolte nel meccanismo di vigilanza: il Responsabile della vigilanza sui dispositivi medici e gli operatori sanitari, siano essi medici o infermieri. Naturalmente data la riservatezza e la particolarità dei dati e comunque per garantire l’inserimento di dati sicuri e di sicura provenienza il progetto prevede l’accesso degli utenti tramite login e password tramite l'applicativo ospedaliero "RAP".

-AREA OPERATORI

Ciascun reparto ha le funzionalità di compilazione delle segnalazioni e di visualizzazione dell’archivio di quelle che i suoi operatori hanno inviato. Questo sia per le segnalazioni complete, cioè le segnalazioni in cui sono richiesti tutti i campi contenuti nel modulo di segnalazione del Ministero sia per quelle definite “segnalazioni veloci” cioè che possono essere inviate al Responsabile inserendo solo pochi campi generali in grado di fornire al Responsabile solo le notizie essenziali sull’evento. ù
Si è deciso di fornire agli operatori questa ulteriore possibilità per cercare di venire incontro a quelli che di fronte alla pesantezza e alla complessità di segnalazione rinunciano alla compilazione facendo perdere dati potenzialmente fondamentali nella gestione del rischio relativa ai dispositivi medici. Sarà poi compito del responsabile valutare se sarà opportuno che queste, che sono solo bozze informali interne alla struttura, diventino segnalazioni complete da inviare al Ministero della salute e alla Regione Lombardia. Nella compilazione di entrambe le modalità di segnalazione l’utente ha a disposizione delle iconcine mouseabili cliccando le quali vengono visualizzate alcune informazioni utili alla compilazione del campo adiacente all’icona. Inoltre nella modalità di compilazione di segnalazione completa sono disponibili tendine per la compilazione dei campi nei quali al dato da inserire va scelto fra un range di opportunità predefinite, come ad esempio per l’indicazione della classe del dispositivo. Per le tendine più ricche di opportunità di scelta come quella per la scelta del CND(Codice Classificazione unica nazionale dispositivi medici) è predisposto un sistema di ricerca facilitato. Infatti il codice viene inserito automaticamente andando ad indicare la descrizione relativa fra quelle possibili ed una scelta più rapida è resa possibile selezionando la casella e cliccando l’iniziale della descrizione che si sta cercando, verranno cosi visualizzate solo le descrizioni con quell’iniziale al fine di rendere più agevole la ricerca.
La validità delle segnalazioni e il conseguente invio delle stesse al Responsabile è subordinato alla compilazione di alcuni campi ritenuti fondamentali e senza i quali chi dovrà poi fare un analisi di questi dalla quale trarre conclusioni e azioni utili a garantire la sicurezza tanto dei pazienti quanto degli operatori, si sarebbe sicuramente trovato incapacitato a svolgere la sua tanto importante funzione. Pertanto se la segnalazione è corretta il suo iter procede correttamente, nel caso contrario un messaggio d’errore avvisa del mancato invio. Come già accennato è prevista un area di archivio in cui sono contenute le proprie segnalazione e che può essere utile sia come piccola collezione di eventi accaduti nel proprio reparto e potenzialmente osservabili per trarre insegnamenti e una più ampia conoscenza delle problematiche di rischio dalle situazioni passate, sia come documento dell’effettiva segnalazione dell’evento tenute anche presenti le sanzioni previste dal D.L.gs 46/97.

-AREA RESPONSABILE

Molteplici sono le funzionalità dedicate al responsabile.
Prima di tutto è data a lui la possibilità di compilare una segnalazione completa nel caso in cui vengano a lui riferiti i dati senza che sia effettuata una bozza di segnalazione o una segnalazione completa da parte dell’operatore. Il form di compilazione è del tutto simile a quello creato per gli operatori e naturalmente è fornito degli stessi aiuti alla compilazione.
Il responsabile ha accesso a tutte le segnalazioni che arrivano dalla struttura. Quindi aprendo l’apposita pagina potrà visualizzare le nuove bozze e in un'altra pagina le nuove segnalazioni complete.
Selezionando la casella corrispondente è lui permesso di visualizzare la segnalazione pervenuta. Nel caso delle bozze una volta presa visione della stessa potrà decidere di archiviarla non considerando necessario e appropriato al caso far lei seguire una segnalazione completa da salvare nella base di dati e da stampare al fine della spedizione via fax agli organi di competenza, o di far appunto seguire lei una segnalazione. Allora compilerà il solito form per la segnalazione completa che per facilitare il suo compito sarà fornito di uno specchietto contenente le informazioni fornite dall’operatore tramite la bozza. Nel caso delle segnalazioni complete invece, ha la possibilità di visualizzare e modificare dove lo ritiene opportuno i dati provenienti dall’operatore e quindi provvedere al salvataggio.
Tutti e tre gli iter visti per il salvataggio di una segnalazione completa da parte del Responsabile prevedono naturalmente anche per lui che la segnalazione contenga i campi ritenuti obbligatori e che alla pagina di conferma della buona riuscita della compilazione venga data la possibilità di visualizzare il modulo per la segnalazione del Ministero compilato con i dati salvati e pronto da stampare per il successivo invio via fax.
Anche l’area del responsabile è dotata delle proprie sezioni d’archivio tramite le quali è reso lui disponibile uno storico di tutte le segnalazioni complete e di tutte le bozze registrate. Questo archivio è stato pensato principalmente come anche quello degli operatori come prove dell’avvenuta segnalazione in caso di indagini in tal senso ma soprattutto come mezzo per monitorare la situazione di rischio relativa alla struttura e cercare risposte adeguate ai problemi messi in evidenza, naturalmente in collaborazione con gli organi di più alto livello a cui le segnalazioni vengono inviate.